Tự tạo tổng đài thông tin trả lời tự động với Yahoo! Messenger

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều xem việc hỗ trợ trực tuyến cho khách hàng là một giải pháp đem lại nhiều hiệu quả cho việc kinh doanh của mình. Trên thực tế, việc trao đổi thông tin online qua dịch vụ của Yahoo! Messenger là sự lựa chọn hữu hiệu vì lý do rất đơn giản: ở đây “chủ” hay “khách” sẽ dễ dàng tìm hiểu, trao đổi thông tin, giải đáp thắc mắc về nhiều vấn đề thông qua những nick chat một cách nhanh chóng. Cùng với sự tiện lợi này thì bất tiện của nó là không phải lúc nào cũng có nhân viên hỗ trợ luôn túc trực bên bàn phím của máy vi tính. Ngoài ra, đôi khi cùng một vấn đề mà có rất nhiều người thắc mắc sẽ tạo nên sự quá tải cho hệ thống và cho cả người tư vấn.

Tuy nhiên những bất tiện này giờ đây đã có thể khắc phục được nhờ công cụ Auto Answer Y!M 8.0 của tác giả Neverbestboy. Nó giúp tự động trả lời tin nhắn Yahoo! Messenger trong trường hợp người phụ trách không ngồi trên máy tính hoặc không tiện trả lời. Chương trình sử dụng giao diện tiếng Việt và hỗ trợ gõ dấu tiếng Việt Unicode, giúp người chat tùy biến được nhiều câu trả lời tự động, tương ứng với từ khóa đã định trước có trong câu của bạn chat. Có thể nói, việc làm này về mặt hình thức tương đối giống với một số dịch vụ trên điện thoại di động quảng bá rầm rộ lâu nay. Sau đây là các bước để tạo cho bạn hay cho công ty của bạn một “tổng đài” thông tin trực tuyến trên Y! M:

1. Tải về máy tính của bạn công cụ Auto Answer Y!M 8.0 (miễn phí, dung lượng 90 KB) tại địa chỉ:

http://mangvn.org/nukeviet/modules.php?name=Files&go=view_file&lid=1187 hoặc bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng tại các cửa hàng bán đĩa CD phần mềm tin học.

2. Khởi động Yahoo Messenger (download tại địa chỉ: http://messenger.yahoo.com/download. php). Sau đó, bạn hãy tạo cho mình một nick mới, dễ nhớ và càng sát với mục đích của mình càng tốt. Ví dụ, ở đây tôi sẽ tạo một nick mới mang tên thongtindidong vì công ty tôi kinh doanh điện thoại di động và mục đích của tôi là để hỗ trợ tra cứu bảng giá hàng ngày cho khách hàng. Việc tạo nick trên Y!M tương đối đơn giản, tuy nhiên, xin tóm lược lại một số bước như sau:

- Tại cửa sổ khi Y!M khởi động, bạn bấm vào Get a new Yahoo! ID.

- Ở cửa sổ tiếp theo, bạn đánh dấu chọn vào vị trí I agree to the Terms of Service shown above, bấm Next.

- Tiếp theo, bạn điền thông tin họ tên vào First Name, Last Name, chọn giới tính ở mục Gender và nhập 12345 trong ô Zip/ Postal Code, bấm Next để tiếp tục.

- Cửa sổ Create Your Yahoo! IDsẽ xuất hiện để bạn lựa chọn nickname của mình, hãy đánh dấu chọn vào nick tùy thích trên danh sách có sẵn, hoặc đặt mới nếu nick bạn chọn đã có người sử dụng ở Create My Own. Nhập và nhập lại mật khẩu lần nữa tại mục Password và Retype Password, bấm Next.

- Chọn một câu hỏi bất kỳ ở mục Question we’ll ask và trả lời tại ô Your answer (thông tin này cần thiết khi bạn quên mật khẩu). Chọn ngày tháng năm sinh mục Your birthday. Bấm Next.

- Nhập vào chữ cái và số bạn thấy trong ảnh bên dưới vào Enter the word as it is shown in the box below. Bấm Next và cuối cùng là bấm Finish để hoàn tất.

3.Tiếp theo, bạn hãy đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu vừa tạo trong Y!M. Đồng thời, với công cụ Auto Answer Y!M 8.0 bạn đã tải lúc nãy, hãy giải nén chúng và kích hoạt file Auto Answer Yahoo để chạy trực tiếp mà không cần cài đặt. Cửa sổ chương trình sẽ xuất hiện, bạn bấm vào Quản lý Command để cài đặt một số thông tin cần thiết, đây là nơi bạn sẽ quản lý nội dung thông tin trả lời:

Cửa sổ Manager Command (Quản lý Command) gồm hai khung, bên trái là Tên Command và bên phải là Nội dung Command. Có nghĩa là khi bạn chat gửi một tin nhắn có nhóm từ (câu lệnh) trùng với tên command thì chương trình sẽ tự động hồi âm cho họ với tin nhắn là nội dung trong ô bên phải, tương ứng với câu lệnh mà họ đã gửi. Mặc định chương trình sẽ có sẵn 2 mẫu, đó là: Defaut (lệnh mặc định), chương trình sẽ tự động gửi tin nhắn sau khi đã khởi động và cho bất kỳ một câu lệnh nào của bạn chat. Lệnh /thongtin, đây là thông tin về chương trình do tác giả cung cấp. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc thêm bớt nội dung của những câu lệnh và nội dung của nó bằng cách bấm chọn tên command và bấm vào nút Sửa Command.

Để thêm một command, bạn bấm vào nút Thêm Command, cửa sổ Thêm Command hiện ra, bạn nhập câu lệnh và nội dung sẽ trả lời tự động vào. Ví dụ: Tôi có câu lệnh GIANOKIAvà nội dung command sẽ là toàn bộ bảng báo giá của các model điện thoại Nokia (hỗ trợ tiếng Việt Unicode). Bạn lần lượt thêm vào nhiều tên command khác để “tổng đài” của bạn thêm phong phú.

Lưu ý: bạn cũng nên tạo một command để giải đáp toàn bộ mã lệnh (“/?” , nó sẽ được giới thiệu trong cùng nội dung của lệnh Defaut chẳng hạn) để giúp khách hàng dễ dàng tham khảo câu lệnh. Sau khi thay đổi mọi thiết lập, bạn bấm nút Trở về để quay trở lại màn hình chính của chương trình.

4. Tiếp theo, bạn bấm vào nút Khởi độngđể kích hoạt chương trình. Từ thời điểm này, mọi tin nhắn từ các nick khác gửi đến nick Y!M đã cài ở trên sẽ được hồi âm tùy theo nội dung tin nhắn (câu lệnh) đã gửi. Bạn có thể theo dõi và ghi lại các tin nhắn đã nhận đã gửi ở nút Các nick nhắn và Nội dung tin nhắn.

5. Về phía khách hàng, tức người gửi tin nhắn, đầu tiên người ấy phải hãy add nickcủa tổng đài đã biết và gửi cho nick đó tin nhắn với nội dung có cấu trúc ấn định trước. Tùy theo người lập trình của tổng đài mà khách hàng có thể gửi thêm các tin nhắn khác để tìm hiểu nhiều thông tin hơn.