Cách đơn giản để duy trì một hòm thư "sạch"

Bạn hoàn toàn có thể tự sắp xếp, hệ thống email bằng những thao tác đơn giản mà không cần phải sử dụng bất kỳ phần mềm hãng thứ 3 nào nếu lo lắng đến vấn đề bảo mật.

Có khi nào, bạn kiểm tra hòm thư điện tử của mình và nhận ra rằng hàng trăm thư rác, quảng cáo… đang xuất hiện “chình ình” ngay trang đầu trong khi những thông tin quan trọng khác đã trôi đi đâu mất.

Nếu không muốn lặp lại những tình trạng tương tự, những cách sau đây có thể giúp bạn quản lý hòm thư một cách thủ công mà không cần sử dụng thêm bất kỳ phần mềm phụ trợ nào khác. Khái niệm chúng ta đang nói đến ở đây có tên là “Zero Inbox”.

Thế nào là Zero Inbox?

Hộp thư đến luôn được kiểm tra liên tục

Về cơ bản Zero Inbox không phải là việc làm ngăn chặn người khác gửi thư đến địa chỉ email của bạn mà thực tế, đây là phương pháp duy trì hộp thư đến ở một mức độ mà bất kỳ thư nào bạn nhận được đều có thể được sắp xếp, lưu trữ chứ không chiếm hết Inbox.

Như vậy, những thư quan trọng sẽ được phép nằm ở Inbox trong khi những thông tin kém quan trọng hơn sẽ được lưu trữ theo từng thư mục.

Nguồn gốc

Khái niệm “Zero Inbox” được biết đến nhờ Merlin Mann, người điều hành trang blog rất nổi 43Folders. Trong năm 2007, tại Google Tech Talk, Merlin Mann đã mang đến một video có thời lượng một tiếng để giới thiệu về Zero Inbox.

Ý tưởng cơ bản của ông là quản lý Inbox thông qua bộ lọc thủ công của mỗi cá nhân mà không dùng thêm bất kỳ sự trợ giúp nào từ các phần mềm khác. Cho đến nay, ý tưởng của Merlin Mann đã được nhiều chuyên gia nghiên cứu và cho ra đời những phương pháp tối ưu hơn.

Zero Inbox – Những phương pháp

1. Dám xoá

Hãy can đảm để xoá đi những email không còn giá trị

Để quản lý được hộp thư đến một cách triệt để, bạn cần phải dám quyết định và dám xoá đi những email mà bản thân thật sự không còn cần đến nữa. Hầu hết, những người dùng email ngày nay đều có chung sở thích lưu trữ “đồ cổ” và đợi cho đến khi chúng “mốt” trở lại. Những email rác được người dùng lưu trữ cẩn thận với ý tưởng nung nấu sẽ sử dụng đến chúng một ngày nào đó.

Lời khuyên ở đây là chúng ta hãy lên danh sách những lá thư thật sự quan trọng (về tính kỷ niệm, về giá trị thông tin…) với bản thân mỗi người và sau đó, can đảm để xoá đi những bức thư đã không còn giá trị sử dụng.

2. OOR – Out of Office Respone (Thông báo không tiện nhận thư)

Điều thật sự tồi tệ khi đi du lịch là lúc trở về bạn phát hiện ra có hàng trăm bức thư đang chờ mình giải quyết. Để giảm bớt áp lực, đồng thời cũng giúp đầu thư bên kia bớt sốt ruột chờ đợi hơn, bạn có thể thường xuyên kiểm tra email trong suốt kỳ nghỉ. Sự thật mà nhiều người không biết đó là, hầu hết các trình duyệt thư hiện nay như Gmail, Yahoo, đều có tính năng OOR (Out of Office Respone).

Tính năng này sẽ giúp người dùng trả lời tự động tất cả những thư gửi đến. Việc duy nhất mà bạn phải làm là soạn một đoạn thư thông báo việc mình đang không tiện để tiếp nhận, trả lời thư đến và hứa sẽ giải quyết mọi việc khi quay về. Sau đó, hãy thiết lập Set an auto-response to all the incoming emails. Như vậy, khi trở lại sau kỳ nghỉ, bạn sẽ hạn chế được cảnh phải ngồi giải quyết đến hàng trăm lá thư một lúc.

3. Lên kế hoạch dọn dẹp hàng tuần

Hãy cố gắng dành ra đôi ba tiếng mỗi tuần để có thể dọn dẹp thư. Điều này sẽ giúp bạn bớt mệt mỏi khi bất chợt có hứng thu dọn và nhận ra rằng đã có tới hàng trăm, hàng nghìn lá thư ở đó.

Nếu quá bận bịu, bạn có thể tiến hành từng chút một bất kỳ khi nào rảnh rỗi như trên xe buýt, đi du lịch, ngồi đợi ai đó trong quán cà phê…

4. Thiết lập bộ lọc và phân loại thư

Nhiều hòm thư điện thử hiện nay đều có tính năng lọc và phân loại thư giúp người dùng có thể sắp xếp và quản lý thư đến một cách hiệu quả. Bạn có thể tạo những bộ lọc khác nhau cho từng thể loại thư khác nhau, dựa theo người gửi, tiêu đề thư hay thậm chí là từ khoá.

Ngoài ra, bạn cũng có thể cấp cho bộ lọc thêm quyền như giữ thư lại trong Inbox, chuyển thư đến thư mục khác hay thậm chí là xoá luôn một bức thư ngay khi vừa nhận được.

Giờ đây, email của bạn đã được sắp xếp và quản lý một cách khoa học theo từng thể loại, theo từng thư mục. Bạn có thể tự tạo danh sách thư mục như những việc cần làm, những việc cần giải quyết, xác nhận vé máy bay…

5. Bỏ đăng ký theo dõi các địa chỉ không mong muốn, tắt thông báo

Thư thông tin (E-newsletter) là một trong những nội dung gây rác hộp thư của bạn, dẫn tới tình trạng nhiều lá thư quan trọng vô tình bị bạn bỏ quên. Tốt nhất, nếu bạn không muốn nhận tin tức từ các địa chỉ không mong muốn, hãy ấn huỷ đăng ký theo dõi (Unsubscribe).

Mọi thư thông tin đều có tính năng Unsubscribe ở cuối thư và việc bạn cần làm là nhấn vào nó để tránh việc tiếp tục phải nhận rác.

Một thể loại email nữa cũng có thể gây rác hộp thư của bạn chính là thư thông báo từ những trang mạng xã hội như Twitter, LinkedIn, Facebook… Bạn hoàn toàn có thể tắt những thông báo này ở phần cài đặt trong từng mạng xã hội.

Kết luận

Email đang trở thành một trong những phần quan trọng trong xã hội ngày nay. Mỗi người khác nhau sẽ có những tiêu chí quản lý thư khác nhau vì thế, không có một khuôn mẫu quản lý thư nào được thiết lập sẵn. Mọi việc hoàn toàn phụ thuộc vào cá nhân bạn và sự chịu khó, tỉ mỉ sẽ giúp bạn quản lý hòm thư một cách hiệu quả hơn.