Hướng dẫn sử dụng PowerPoint hiệu quả

QuanTriMang - Phần mềm tạo trình chiếu rất phổ biến Microsoft đã được sử dụng và “lạm dụng” bởi rất nhiều người, từ học sinh cấp 1 cho tới các nhà khoa học. PowerPoint đã được tạo ra từ rất lâu và cùng với đó là những bài hướng dẫn để giúp mọi người học và sử dụng phần mềm này.

Khách hàng của bạn ở bất kì nơi đâu và có thể ngồi một chỗ và xem các bản trình chiếu về sản phẩm rất nhàm chán. Hãy giúp cho người xem có được sự thoải mái và thực hiện theo những hướng dẫn đơn giản dưới đây để giúp cho bài trình chiếu của mình “có hồn hơn”.

Thu hút khán giả và “ghi điểm”

Bài thuyết trình của bạn đã hết và mọi người đứng dậy rời khỏi phòng. Bạn muốn họ nghĩ gì? Hãy nhớ rằng bạn là người nói đầu tiên và cũng là người kết thúc buổi thuyết trình.

Hãy nhớ rằng bạn đang là người dẫn dắt chứ không phải là các slide. Hãy xem tất cả các phần có ở mỗi slide như một đồ thị – giống như chữ và ảnh. Tránh không sử dụng những câu đầy đủ, hãy dùng những từ đơn và cụm từ ngắn để thể hiện ý tưởng và trình bày chúng qua các gạch đầu dòng hay các bullet-point.

Cấu trúc slice cơ bản

Hãy nhớ sự tương phản: tối trên sáng; sáng trên tối. Hãy sử dụng 2 hoặc 3 kiểu và kích cỡ font chữ và chúng không được quá bé khiến người xem ở phía xa khó đọc. Bên cạnh đó, bạn cũng không nên sử dụng chữ in nghiêng, gạch chân hay chữ nhấp nháy. Bạn cũng nên sử dụng ít bóng đổ và các hiệu ứng văn bản khác.

Hãy tạo một cách an toàn bằng cách nhúng tất cả mọi thứ trong bài trình chiếu của mình: font chữ, hình ảnh và các mẫu đồ thị khác. Điều này sẽ khiến tăng kích cỡ của file trình chiếu nhưng chúng ta cũng không phải lo lắng vì có rất nhiều phần mềm và giải pháp có thể giải quyết được vấn đề này.

Ngoài ra, hãy giữ cho các biểu đồ đơn giản. Nếu một bảng hoặc đồ thị có quá nhiều mục, hãy chia nhỏ nó ra hoặc nghĩ tới một giải pháp khác là in chúng ra rồi phân phát cho mọi người theo dạng tờ rơi hoặc đăng lên trên mạng.

Thời gian là một yếu tố rất quan trọng – hãy giữ một tốc độ nhanh, nhưng không phải là quá nhanh khi trình chiếu slide. Chìa khóa để duy trì một tốc độ phù hợp là thực hành, thực hành và thực hành. Bạn nên tránh gây mệt mỏi cho người xem bằng cách giữ khoảng 2 hoặc 3 slide mỗi phút.

Một ngoại lệ đáng chú ý đối với hướng dẫn này cũng là một trong những thói quen tạo trình chiếu PowerPoint chúng tôi từng thấy: Các slide chỉ có một từ duy nhất, kết hợp với giọng nói của người trình bày có thể tạo được thành công lớn. Hiệu ứng giống như thôi miên. Bạn đã bao giờ thấy những trường hợp như vậy xảy ra chưa?

Sử dụng video và ảnh để làm nổi bật thông điệp muốn gửi

Một trong những châm ngôn của người trình chiếu thâm niên là biểu diễn, không nói. Các bức ảnh – cho dù là ảnh tĩnh hay động – sẽ gây được sự chú ý của người xem và có thể gây ảnh hưởng tới bất kỳ bài trình chiếu nào. Tuy nhiên, hãy cẩn thận bởi chúng cũng có thể gây sao nhãng, chuyển hướng sự chú ý của mọi người khỏi những điểm cần thiết mà bạn đang cố gắng nhấn.

PowerPoint 2010 thêm những tính năng mới để chỉnh sửa ảnh và video. 2 trong số những tính năng này là khả năng gỡ background khỏi các bức ảnh và nén các bức ảnh và video. Tuy nhiên, bạn không thể gắn link vào video trên một website phiên bản 64 bit của Microsoft Office. Người dùng sẽ phải download file đó về và gắn nó vào bài trình chiếu của mình.

Cắt nền của một bức ảnh giờ đây được thực hiện gần như tự động khi bạn sử dụng tính năng rất thông minh Remove Background của PowerPoint 2010. Người dùng chỉ việc chọn ảnh, chọn thẻ Format dưới Picture Tools và kích vào Remove Background ở mục Adjust.

Người dùng cũng có thể tự mình chỉnh sửa cắt background bằng cách kéo đường viền của phần ảnh PowerPoint đã chọn cho bạn, và sử dụng các nút Mark Areas to Keep và Mark Areas to Remove. Tính năng này không thể chính xác như Adobe Photoshop hay các phần mềm chỉnh sửa ảnh khác, nhưng đối với hầu hết các bài trình chiếu, nó vẫn đủ để thỏa mãn người dùng.

Tính năng Remove Background của PowerPoint 2010 có thể yêu cầu một số điều chỉnh thủ công để chọn khu vực của bức ảnh bạn muốn loại bỏ.

Để tạo bức ảnh đã được cắt thành background của slide, phải chuột vào nó và chọn Send to Back. Sau đó bạn có thể cho hộp thoại chữ xuất hiện ở trên cùng bức ảnh. Hãy chắc chắn rằng có đủ độ tương phản giữa chữ và ảnh nền để bất kì ai cũng có thể dễ dàng đọc chúng.

Ngoài ra, người dùng còn có thể giảm kích cỡ của bài trình chiếu bằng cách sử dụng lựa chọn Compress Media của PowerPoint: Chọn File → Info → Compress Media và chọn một trong 3 lựa chọn chất lượng được đưa ra. Nếu PowerPoint tìm thấy file đa phương tiện tỏng bài trình chiếu có khả năng gây ra vấn đề không tương thích, lựa chọn Optimize Compatibility có ở thẻ Info sẽ giải quyết vấn đề này.

Chọn một trong 3 mức độ nén để giảm kích cỡ của video, ảnh và các file đồ họa khác trong bài trình chiếu PowerPoint.

Đừng quên diễn tập thử

Ngay cả khi bài trình chiếu chạy “mượt mà” khi chuẩn bị, người dùng vẫn nên kiểm tra chúng trước khi cuộc “phiêu lưu” thực sự bắt đầu ngay trên thiết bị lưu trữ mà bạn sử dụng để trình chiếu. Hãy nghĩ về những người ngồi ở phía xa nhất và gần nhất và ở cả 2 bên của phòng trình chiếu.

Đôi khi, việc chuẩn bị một cách toàn diện không ngăn chặn được các lỗi xảy ra. Thường xuyên có một kế hoạch dự phòng trong đầu đề phòng trường hợp bài trình chiếu bị lỗi. Bạn cũng có thể phải liên lạc bằng ánh mắt đối với người nghe. Đây là điều nên làm khi bạn diễn tập thử trước gương.