Nhiều văn bản buộc phải gửi hoàn toàn qua mạng

Hiện tại, đa số các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các CQNN chỉ được sử dụng trong công tác văn thư để quản lý văn bản đi, đến, rất ít nơi thực hiện công tác quản lý, điều hành qua mạng. Tỷ lệ văn bản điện tử được trao đổi qua mạng rất thấp. Việc trao đổi văn bản hành chính giữa các CQNN chủ yếu vẫn theo hình thức văn bản giấy truyền thống, gây lãng phí về thời gian và kinh phí.

Để khắc phục hiện trạng trên, Bộ TT&TT đang xây dựng dự thảo Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số trong hoạt động của CQNN nhằm mục tiêu thúc đẩy cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử.

Theo đó, trong năm 2012, tất cả lãnh đạo CQNN từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải bắt đầu ứng dụng hệ thống này trong công tác quản lý, điều hành công việc, tiến tới quản lý, điều hành hầu hết công việc trên mạng tại các cấp.

Mặt khác, sẽ tăng cường ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ và giữa các CQNN, thay thế dần văn bản giấy. Trong năm 2012 sẽ trao đổi hoàn toàn qua mạng (không sử dụng văn bản giấy) ít nhất 20% số lượng văn bản hành chính giữa các CQNN đối với các địa phương tính từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện trở lên, đối với các Bộ tính từ cấp đơn vị trực thuộc. Tỷ lệ này tăng ít nhất 15% trong mỗi năm tiếp theo.

Tại những CQNN từ cấp đơn vị trực thuộc tại các Bộ, từ cấp sở, ban, ngành, quận, huyện tại các địa phương đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc hệ thống thư điện tử, sẽ có một số loại văn bản bắt buộc phải gửi qua mạng, không sử dụng văn bản giấy (trừ những văn bản mật), gồm: lịch công tác của cơ quan, giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp, văn bản để biết, để báo cáo, văn bản dự thảo xin ý kiến, tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc.

Dự thảo Chỉ thị về tăng cường sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số vừa được công bố tại phiên họp toàn thể lần thứ 3 năm 2011 của Ban Điều hành triển khai công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động của CQNN vừa diễn ra chiều nay, 27/9/2011, dưới sự chủ trì của Thứ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Minh Hồng.

Ngoài dự thảo Chỉ thị vừa nêu, Ban Điều hành còn thảo luận về dự thảo Thông tư liên tịch hướng dẫn quản lý và sử dụng kinh phí thực hiện Chương trình Quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động CQNN giai đoạn 2011 – 2015; Báo cáo đề xuất các dự án được ưu tiên bố trí vốn đầu tư năm 2012…