Trao đổi văn bản điện tử kẹt vì thiếu cơ chế

Ông Phùng Văn Ổn, Giám đốc Trung tâm Tin học Văn phòng Chính phủ cho biết mỗi ngày Văn phòng Chính phủ có 3 đợt tiếp nhận văn bản đến, ngẫu nhiên khảo sát đợt 1 của ngày 26/9 (kết thúc lúc 9h sáng) đã nhận được hơn 570 văn bản của các cơ quan, đơn vị khác chuyển đến. Với khối lượng lớn văn bản như vậy, cán bộ văn thư rất khó có thể nhập được hết nội dung chính của từng văn bản vào phần mềm quản lý công văn đi đến, bởi có bì thư gửi đến chỉ có 1 trang công văn, song cũng có cả những tập hồ sơ dày hàng chục trang. Đây cũng là tình trạng chung của các cơ quan Nhà nước khác.

Chia sẻ thêm về vấn đề này, ông Đặng Đức Mai, Cục trưởng Cục Tin học & Thống kê tài chính cho biết tại Bộ Tài chính, mỗi khi có văn bản đến, cán bộ văn thư lại phải scan rồi đổ vào phần mềm quản lý văn bản, và sau đó cũng chỉ lưu được file ảnh chứ không có file văn bản gốc.

Để khắc phục bất cập nêu trên, Bộ TT&TT đang dự kiến triển khai Dự án Hệ thống thông tin quản lý văn bản tích hợp trong toàn quốc cho các cơ quan Nhà nước (eDoc). Mục tiêu của Dự án là đến năm 2015 sẽ kết nối liên thông các phần mềm quản lý văn bản của các cơ quan Nhà nước hiện tại thành một hệ thống thống nhất, từng bước chuyển từ nền hành chính văn bản giấy tờ truyền thống sang nền hành chính văn bản điện tử.

Trong thời gian “chờ đợi” đến năm 2015, ông Phùng Văn Ổn đề xuất giải pháp: đồng thời với việc gửi văn bản giấy theo phương thức truyền thống, các cơ quan Nhà nước phát hành luôn cả file điện tử vào hệ thống điện tử của cơ quan nhận văn bản (chẳng hạn thư điện tử, phần mềm chuyên dụng…).

Trên thực tế, Bộ Tài chính cũng đã triển khai giải pháp này và bước đầu thể hiện rõ hiệu quả. Theo đó, một công văn đi chỉ được ký và đóng dấu tươi nếu có file mềm gửi kèm.

Bàn về vấn đề liên thông trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước, các chuyên gia CNTT đều khẳng định không vướng mắc gì về công nghệ, mà mấu chốt cần “khơi thông” là vấn đề cơ chế, chính sách hướng dẫn thực thi.

Cần lưu ý, từ năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Trong đó khẳng định về giá trị pháp lý, văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử, sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.

Tuy nhiên, đến nay, câu chuyện trao đổi văn bản giấy giữa các cơ quan Nhà nước vẫn là “phổ biến”.

“Nếu không có chỉ đạo áp đặt thì sẽ khó có thể thực hiện được vấn đề trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước”, Giám đốc Trung tâm Tin học Bộ Khoa học Công nghệ Phùng Bảo Thạch khẳng định.

Ghi nhận hiện trạng nêu trên, Thứ trưởng Bộ TT&TT Nguyễn Minh Hồng chia sẻ một thông tin vui, đó là sắp tới Bộ TT&TT sẽ ban hành Chỉ thị về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan Nhà nước.

Hy vọng việc tích hợp, trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan Nhà nước sẽ được hiện thực hoá trong thời gian ngắn sắp tới.