Kinh nghiệm soạn email thật tinh tế

Thứ sáu - 26/07/2013 00:27

Kinh nghiệm soạn email thật tinh tế

Soạn email cũng như khi đặt bút viết một lá thư, viết thư có quy tắt thì email cũng vậy. Thậm chí, bạn có thể xem trọng việc soạn email như làm một bài báo cáo, luận văn để dành cho nó sự tỉ mỉ, tinh tế tối đa.

Soạn email cũng như khi đặt bút viết một lá thư, viết thư có quy tắt thì email cũng vậy. Thậm chí, bạn có thể xem trọng việc soạn email như làm một bài báo cáo, luận văn để dành cho nó sự tỉ mỉ, tinh tế tối đa.

Chọn địa chỉ email nghiêm túc:

Có một sự khác biệt dễ nhận thấy giữa những người đi làm và tuổi teen, đó chính là nickname và địa chỉ email mà họ sử dụng. Không phải đánh đồng tất cả, nhưng rõ ràng những người nghiêm túc trong công việc sẽ chọn lựa tên tài khoản cho các dịch vụ chat, email mang chính tên của mình, nếu trùng thì sẽ linh động một số ký tự cho thích hợp.

Chẳng hạn, lemyngoc@, ngoclm@, myngoc_hcmc@,... Trong khi một số bạn trẻ vẫn sử dụng những cái tên khá “kêu”, như cobedangyeu@, giac_mo_tuyet_trang@, Nobiba_123@,... chỉ thích hợp cho việc tán ngẫu vui vẻ giữa những người bạn. Vì vậy, các bạn học sinh, sinh viên thường xuyên phải trao đổi công việc hoặc sắp đi làm hãy chuẩn bị cho mình một địa chỉ email thật nghiêm túc để sử dụng dài lâu.

Kinh nghiệm soạn email thật tinh tế
Soạn thảo email là cả một nghệ thuật.

Tuân thủ quy tắc soạn thảo Tiếng Việt:

Quy tắc soạn thảo văn bản và cách sử dụng từ ngữ, dấu câu trong Tiếng Việt là điều mà ai cũng đã từng học qua. Song thực tế vẫn còn rất nhiều người vi phạm vấn đề này, khiến người đọc có cảm giác khó chịu và họ sẽ đánh giá thấp người gửi email.

Vì vậy, khi soạn email, bạn phải tuyệt đối chú ý những điều sau: viết hoa đầu dòng, dấu chấm, dấu phẩy, chấm thang, dấu hỏi liền ký tự đứng trước, cách ký tự đứng sau một khoảng trắng, dấu ngoặc kép, ngoặc tròn không được có khoảng cách với từ, câu mà nó bao bên trong,…

Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và độ suôn:

Không bao giờ được nhấn nút Send ngay sau khi vừa soạn xong nội dung. Dù ngắn hay dài, bạn hãy đọc lại email một lần, chỉnh chu lại những dấu câu chưa hợp lý, thay đổi hay bổ sung một số từ nối sao cho đoạn văn nghe thật suôn.

Tiêu đề email thể hiện được tối đa nội dung bên trong:

Khó mà yêu cầu chỉ dùng một dòng tiêu đề để nói lên hết nội dung bên trong email, tuy nhiên bạn phải dành thời gian suy nghĩ được tiêu đề thật súc tích thể hiện được tối đa nội dung đó, thay vì gõ bừa là “Hi”, “Xin chào”, “Gửi anh”,…

Ngay cả tiêu đề email dạng “Gửi anh báo cáo” nhiều lúc cũng chưa thật sự thích hợp, mà nên chi tiết hơn, chẳng hạn “[Ngọc_Phòng kinh doanh] Gửi anh báo cáo Quý 2/2013”. Như ví dụ trên, việc dùng một số ký tự để phân biệt các phần trong tiêu đề cũng là cần thiết để người nhận nhanh chóng hiểu được.

Phân đoạn nội dung email:

Đừng viết nội dung email dài ngoằn mà chỉ có một đoạn duy nhất, bạn hãy phân đoạn dựa trên những nội dung nhỏ. Tuy nhiên, nếu một nội dung quá dài thì hãy tiếp tục tách ra nhiều đoạn nhỏ hơn, mỗi đoạn không nên dài quá 5 dòng và cách nhau bằng một dấu Enter. Đây là nguyên tắc cần chú ý để tạo cảm giác thoải mái cho người đọc email, ngay cả các bài báo mạng cũng thường áp dụng cách làm này.

Nếu có những đề mục nhỏ cho các nội dung trong email, bạn có thể in đậm dòng đó lên và sử dụng thêm tùy chỉnh màu nền là một màu sắc nhẹ như màu xám, xanh nhạt, nhưng phải đồng bộ một màu cho toàn bộ các đề mục.

Kinh nghiệm soạn email thật tinh tế
Phân email thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn không quá 5 dòng sẽ dễ đọc hơn.

Tất nhiên, nội dung cần xếp từ trên xuống theo mức độ quan trọng giảm dần. Và bạn không được quên lời chào hỏi đầu email, cũng như lời cảm ơn, lời chúc và thông tin liên lạc của mình ở cuối email.

Đừng quá màu mè:

Dù biết là bạn muốn làm nổi bật một số chi tiết trong email, nhưng đừng nên dùng hết màu này đến màu khác để tô cho những phần đó, mà hãy tận dụng tùy chọn in đậm của trình soạn thảo, chỉ khi nào thật sự cần thiết mới dùng thêm màu sắc khác lạ.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh in hoa hay in nghiêng cho nguyên một câu hay một đoạn văn, rất khó đọc! Nếu có chèn hình thì phải biết lựa vị trí thích hợp. Font Tahoma là kiểu chữ rất được ưa chuộng khi soạn email.

Đặt tên tập tin đính kèm thật khoa học:

Không dùng các ký tự có dấu Tiếng Việt, không dùng khoảng trắng cho tên tập tin đính kèm, không sử dụng những tên vô nghĩa hoặc quá chung chung, mà bạn hãy đặt tên tập tin thật khoa học. Nếu có nhiều tập tin thì phải sắp xếp theo đúng thứ tự từ cách đặt tên cho đến bước đính kèm vào email. Chẳng hạn, 1.MyNgoc_DonXinViec, 2.MyNgoc_SoYeuLyLich, 3.MyNgoc_Hinh.

Để tránh bị “spam” email dai dẳng, bạn hãy cân nhắc “tick” vào trước những email chắc chắn là thư rác, rồi cho vào sọt rác hoặc xóa hẳn, chứ đừng đọc. Bởi vì, nếu bạn nhấn vào đọc email rác đó thì người gửi dễ dàng biết được email của bạn là có thật, như vậy rất có thể bạn sẽ bị spam nhiều hơn về sau.

Tác giả bài viết: Theo 24h

Nguồn tin: http://www.quantrimang.com.vn

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Yêu cầu sử dụng NukeViet 4

1. Môi trường máy chủ Yêu cầu bắt buộc Hệ điều hành: Unix (Linux, Ubuntu, Fedora …) hoặc Windows PHP: PHP 5.4 hoặc phiên bản mới nhất. MySQL: MySQL 5.5 hoặc phiên bản mới nhất Tùy chọn bổ sung Máy chủ Apache cần hỗ trợ mod mod_rewrite. Máy chủ Nginx cấu hình các thông...

Thăm dò ý kiến

Bạn biết gì về NukeViet 4?

Thống kê truy cập
  • Đang truy cập169
  • Máy chủ tìm kiếm2
  • Khách viếng thăm167
  • Hôm nay16,374
  • Tháng hiện tại700,298
  • Tổng lượt truy cập50,036,594
  • Google phát hành search engine hỗ trợ tìm kiếm những tệp datasets

    Mục đích của Google luôn là giúp tổ chức, mã hóa và sắp xếp thông tin của thế giới với mục tiêu đầu tiên của nó là những trang web thương mại. Giờ đây, hãng muốn làm điều tương tự cho cộng đồng khoa học với một công cụ tìm kiếm mới cho bộ dữ liệu.
  • NukeViet tham gia OpenTechSummit Vietnam 2019

    OpenTechSummit là một chuỗi sự kiện về công nghệ tập trung vào các giải pháp phần cứng, phần mềm và các dự án nguồn mở ở khắp nơi trên thế giới được tổ chức thường niên từ 2009 đến nay. Năm nay, OpenTechSummit Vietnam 2019 với chủ đề “The future is FOSS" được tổ chức bởi 3 đối tác: FOSSASIA (Singapore), VFOSSA và Officience Vietnam diễn ra tại thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 11-12/10/2019. NukeViet lần đầu mang đến sự kiện này thông tin về NukeViet 5.0 và giải pháp Autoweb dành cho các nhà phát triển web.
  • Google DNS hỗ trợ bảo mật DNS-over-TLS

    Google đã hỗ trợ giao thức bảo mật DNS-over-TLS, các nhà cung cấp dịch vụ sẽ không thể giám sát website bạn truy cập.
  • Google thử nghiệm tính năng ‘DNS over HTTPS’ (DoH) trong Chrome 78

    Ngay sau khi Mozilla công bố kế hoạch sớm bật ‘ DNS over HTTPS ‘ (DoH) cho người dùng Firefox ở Hoa Kỳ, Google hôm nay cho biết họ đang lên kế hoạch thử nghiệm công nghệ tập trung vào quyền riêng tư trong Chrome 78 sắp tới
  • Nhân Hòa tích hợp NukeViet vào Cloud365 và demo tại SFD 2019

    Ngày hội phần mềm tự do nguồn mở - Software Freedom Day (SFD) là sự kiện thường niên, được tổ chức hằng năm trên thế giới. Tại Việt Nam, SFD được tổ chức và quảng bá bởi Câu lạc bộ Phần mềm tự do nguồn mở (VFOSSA). Tại SFD 2019, Nhân Hòa giới thiệu Cloud365 tích hợp sẵn NukeViet.
  • Thông báo phát hành NukeViet 4.3.07

    NukeViet 4.3.07 tiếp tục là bản tiếp theo của thế hệ NukeViet 4.3. Phiên bản này tập trung vào sửa lỗi và thực hiện một số tối ưu hệ thống đồng thời bổ sung một vài tính năng nhỏ.
  • Người sử dụng sẽ sớm có thể cài đặt NukeViet tự động từ Softaculous

    NukeViet sẽ sớm có thể cài đặt tự động từ các control panel phổ biến như cPanel, DirectAdmin, Plesk thông qua Softaculous
 
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây