Nguyên tắc sử dụng điện thoại ở nơi làm việc

Thứ năm - 27/10/2011 12:13

Nguyên tắc sử dụng điện thoại ở nơi làm việc

Điện thoại là công cụ giao tiếp hữu hiệu và hiện đại trong đời sống nói chung và thế giới kinh doanh nói riêng. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng biết cách phát huy hết tác dụng của nó. Bởi, họ
27/10/2011 10:00:03 AM

1a.jpg

Nguyên tắc sử dụng điện thoại ở nơi làm việc

Điện thoại là công cụ giao tiếp hữu hiệu và hiện đại trong đời sống nói chung và thế giới kinh doanh nói riêng. Tuy nhiên, không phải nhân viên nào cũng biết cách phát huy hết tác dụng của nó. Bởi, họ hoặc không biết hoặc “bỏ ngỏ” những nguyên tắc cơ bản.

Chuyên gia nghề nghiệp Maria nói: “Sử dụng điện thoại là việc cần thiết đối với mỗi nhân viên đặc biệt là với những tổ chức DCR (quan hệ khách hàng trực tiếp) hay các công ty về viễn thông và dịch vụ viễn thông. Tiêu tốn hàng giờ đồng hồ với chiếc điện thoại đã trở thành đặc trưng công việc của họ. Tuy nhiên, có những tổ chức và nhân viên không liên quan mật thiết tới điện thoại vẫn cho nó hoạt động hết công xuất với nhiều mục đích khác nhau. Điều đáng nói là việc nhân viên sử dụng điện thoại như thế nào cho văn mình, lịch sử và vẫn đảm bảo chất lượng công việc thì không phải ai cũng biết, ai cũng quan tâm. Có thể bạn cho rằng đây là vấn đề nhỏ, nhưng mọi việc đều xuất phát từ ý nghĩ chủ quan mà ra. Điều này đã và đang tạo ra một môi trường làm việc lộn xộn, thiếu văn minh và lịch sự”.

Hãy cùng “check” thử danh sách 34 nguyên tắc sử dụng điện thoại chốn công sở. Xem liệu bạn đã chấp hành nó đúng đắn hay đôi khi bạn vô tình để bản thân thoải mái mà “bỏ ngỏ” một trong 34 nguyên tắc sau:

1. Tránh những thuật ngữ không cần thiết cùng lối nói tắt, cắt ngang trong cuộc hội thoại

2. Gọi thẳng tên người gọi trong cuộc trò chuyện (điều này cho thấy bạn thiếu tôn trọng đối tác của mình)

3. Luôn chắc chắn rằng tâm trạng nhận điện thoại của bạn là thoải mái và vui tươi

4. Phát âm rõ ràng

5. Luôn chú ý sử dụng câu nói: “ Xin lỗi! Ai ở đầu dây bên kia” hoặc “Xin lỗi! ai đang cầm máy” để bắt đầu cuộc trò chuyện trong trường hợp không biết danh tính người cầm máy.

6. Trước khi yêu cầu đối tác chờ nối máy, hãy chắc chắn là họ đồng ý và không quên gửi lời cám ơn tới họ.

7. Không để điên thoại đổ chuông quá lâu

8. Đừng quên trả lời cuộc gọi hoặc gọi lại cho ai đó khi bạn đã hứa

9. Luôn sử dụng giai điệu chuông dễ chịu, hòa hợp và thân thiện. Tránh những loại nhạc mạnh và gây sốc.

10. Không làm gián đoạn cuộc nói chuyện của người khác.

11. Không tham gia vào cuộc cãi cọ với người gọi ở chốn công sở.

12. Không thể hiện sự không hài lòng, thái độ nói chuyện cục cằn trước mặt đồng nghiệp.

13. Không giải quyết những việc cá nhân tại nơi làm việc (nghĩa là không sử dụng điện thoại công để buôn chuyện, tán ngẫu hay tán tỉnh ái đó).

14. Không trả lời điện thoại khi đang ăn hoặc nhai kẹo cao su.

15. Không đột nhiên ngắt kết nối với người gọi.

16. Không thể hiện sự vội vã, hớt hải khi đang nói chuyện điện thoại (sẽ tốt hơn nếu bạn trả lời điện thoại khi đã hoàn tất công việc).

17. Liên lạc lại với người gọi khi biết có hộp thư thoại.

18. Chỉ trả lời những cuộc gọi quan trọng khi đang họp (nếu có).

19. Tìm thời gian thích hợp để gọi lại cho ai đó khi phát hiện cuộc gọi nhỡ.

20. Không để lại tin nhắn hoặc hộp thư thoại cho một tài khoản đã quá hạn.

21. Không nói chuyện quá to ở chốn công cộng, bệnh viên hoặc công ty.

22. Nếu có thể, hãy cung cấp cho khách hàng một số điện thoại chung, hay sử dụng tránh tình trạng khách hàng khó khăn trong việc liên lạc.

23. Không gọi điện cho khách hàng trong khung giờ “cấm”: trước 8:00 AM và sau 9:00 PM, trừ khi họ cho phép bạn làm như vậy.

24. (Đối với những nhân viên viên thông) Luôn treo điện thoại và tai nghe lên đúng vị trí, nhẹ nhàng và có ý thức bảo quản.

25. Khi nhận được cuộc gọi, quay lưng lại với máy tính, bàn làm việc và dừng lại những công việc đang dở để những tác động đó không ảnh hưởng đến tâm lý nhận điện thoại của bạn.

26. Luôn để sẵn giấy và bút bên cạnh (đề phòng trường hợp cần dùng), tránh tình trạng tìm kiếm, lục lọi và bắt người gọi chờ quá lâu.

27. Luôn mỉm cười khi nói chuyện (có thể họ sẽ không nhìn thấy nụ cười của bạn, nhưng họ có thể nghe thấy nụ cười trong giọng nói của bạn).

28. Không trả lời nhiều cuộc điện cùng lúc.

29. Điều chỉnh âm lượng và tốc độ nói một cách hợp lý. Tránh tình trạng bạn gọi điện mà đồng nghiệp có thể nghe thấy hết cuộc nói chuyện giữa bạn và khách hàng.

30. Luôn trả lời một cách nhiệt tình và tôn trọng.

31. Nếu có vấn đề gì xảy ra, hãy nhớ sử dụng các cụm từ: thông cảm, vui lòng, xin lỗi. bỏ qua…

32. Luôn cám ơn khách hàng sau mỗi lần kết thúc cuộc gọi.

33. Không vừa gọi điện thoại vừa uống nước hoặc không để những âm thanh trong cổ họng.

34. Không chen ngang vào câu chuyện của người gọi. Để họ nói hết mới có quyền lên tiếng.
                                                                                                                  
Theo Buzzle/Dân Trí

Nguồn tin: http://www.ictnews.vn

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Yêu cầu sử dụng NukeViet 4

1. Môi trường máy chủ Yêu cầu bắt buộc Hệ điều hành: Unix (Linux, Ubuntu, Fedora …) hoặc Windows PHP: PHP 5.4 hoặc phiên bản mới nhất. MySQL: MySQL 5.5 hoặc phiên bản mới nhất Tùy chọn bổ sung Máy chủ Apache cần hỗ trợ mod mod_rewrite. Máy chủ Nginx cấu hình các thông...

Thăm dò ý kiến

Bạn biết gì về NukeViet 4?

Tin xem nhiều
Thống kê truy cập
  • Đang truy cập147
  • Máy chủ tìm kiếm2
  • Khách viếng thăm145
  • Hôm nay20,513
  • Tháng hiện tại507,884
  • Tổng lượt truy cập70,293,733
  • Chương trình đào tạo chuyên sâu lập trình viên NukeViet

    Với mục đích mở rộng cộng đồng lập trình yêu thích mã nguồn mở NukeViet. Công ty VINADES chủ quản phần mềm mã nguồn mở đã mở ra chương trình đào tạo lập trình viên online cho những ai yêu thích NukeViet
  • Powtoon phần mềm tạo video sinh động, hấp dẫn

    Powtoon được biết đến là một trong số những công cụ tạo video sinh động, hấp dẫn được nhiều người dùng ưa chuộng. Với thư viện template đa dạng, sinh động giúp bạn tạo nên những video, slide chất lượng cho mình.
  • Olympic Tin học Sinh viên năm 2020 - hạng mục Phần mềm nguồn mở diễn ra thành công tốt đẹp

    Ngày 10/12/2020, Cuộc thi Olympic Tin học Sinh viên toàn quốc năm 2020 (OLP), hạng mục Phần mềm nguồn mở chính thức được diễn ra tại Đại học Cần Thơ. Mã nguồn mở NukeViet vinh dự được lựa chọn làm nội dung thi của hạng mục này. NukeViet Core Team cũng được lựa chọn làm Ban Giám khảo chấm thi.
  • Google font - Làm cho web đẹp hơn, nhanh hơn và mở hơn

    Google font, dự án cung cấp một bộ sưu tập các phông chữ cho các nhà thiết kế web với giấy phép nguồn mở, cách sử dụng trực quan và mạnh mẽ. Cho phép sử dụng online mà không cần tải về và lưu trữ trên hosting của website
  • Bạn có cần nhân viên SEO không?

    Google không sử dụng từ SEOer để chỉ một người làm SEO mà gọi tên công việc và người làm công việc đó đều là SEO. Google mới đây đã có 1 bài phân tích việc một người làm kinh doanh liệu có cần nhân viên SEO không và hướng dẫn cách tuyển chọn nhân viên SEO. Mời các bạn cùng xem!
  • Cẩm nang SEO - Tài liệu chính thức của Google

    Nhiều bạn bỏ tiền học SEO, theo học các khóa SEO tại các trung tâm đào tạo với nhiều tips, tricks, mẹo, bí kíp... rất thiếu căn cứ nhưng lại chưa từng đọc "giáo trình chính thống" mà Google phát hành. Bqgt NukeViet thấy cần phải cho các thành viên cộng đồng NukeViet cái nhìn chính thống về SEO, chúng tôi quyết định cảnh báo các bạn đang bắt đầu bước chân vào lĩnh vực làm SEO nên đọc các tài liệu chính thống của Google trước tiên, vì mọi tips, tricks, mẹo, bí kíp... mà các bạn học bên ngoài chỉ là những thứ không chính thống, có thể bị Google thay thế, thậm chí là "phạt" bất cứ lúc nào.
  • 3 doanh nghiệp và câu chuyện sống sót trong mùa dịch cùng Google My Business

    Trong thời điểm dịch Covid vừa qua, các doanh nghiệp cũng như cá thể kinh doanh nhỏ lẻ đã phải vượt qua rất nhiều khó khăn và tìm hướng đi mới cho mình để tiếp tục duy trì và phát triển. Chương trình Bệ phóng Việt Nam Digital 4.0 cũng đã rất cố gắng để cung cấp các công cụ miễn phí và hữu ích đến cho mọi người, đặc biệt là ứng dụng GMB - Google My Business giúp hiển thị trên Google một cách miễn phí và hiệu quả. Có rất nhiều doanh nghiệp và cá thể nhỏ lẻ đã ứng dụng và thành công, điển hình là 3 câu chuyện dưới đây.
 
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây